UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) - SECTEUR ANIMATION

Sous l’autorité de la Directrice Enfance Education, vous aurez pour missions:

 

• Missions administratives

• Accueillir et informer le public (physique et téléphonique)
• Assurer les tâches administratives : saisie de courriers, de bilans, comptes rendus, rapports
• Instruire les dossiers d’inscriptions des familles, PAI (projet d’accueil individualisé)
• Assurer le traitement informatique des dossiers familles sur le logiciel CIRIL Enfance (coordonnées, plannings, documents pdf…)
• Mettre à jour les informations portail famille et gérer les correspondances
• Déclarer les accueils de mineurs sur l’ensemble des périodes d’ouverture
• Suivre les PV de sécurité des accueils de loisirs
• Organier, classer et archiver

 

• Missions RH (en lien avec le service Ressources Humaines)

• Mettre à jour les dossiers agents
• Suivre les plannings de postes des agents pour chaque période (périscolaire/extrascolaire)
• Gérer le remplacement des agents, les fiches d’heures mensuelles des agents à temps partiel, ainsi que les congés et heures supplémentaires
• Assurer le suivi des demandes de formations des agents
• Suivre les demandes de stage (BAFA, BPJEPS…) et faire le lien avec les organismes ou établissements de formation, ainsi que la DDCS
• Etablir le bilan annuel des absences et remplacements de l’ensemble de la masse salariale du secteur animation
• Gérer les clés bluships attribuées aux agents, élaborer un tableau de suivi et faire le lien avec les services techniques

 

• Missions Finances (en lien avec le service Finances)

• Contrôler la facturation aux usagers
• Etablir les devis et bons de commande
• Suivre le budget du service Enfance, secteur animation
• Procéder aux encaissements
• Gérer les impayés familles, et faire le lien avec le Trésor public (échéancier des impayés)
• Faire le lien avec le pôle médicosocial, pour les familles en difficulté de paiement

 

CONDITIONS REQUISES :

         Compétences :

-    Excellente maîtrise des outils informatiques WORD, EXCEL, POWERPOINT…

-    Maîtrise des logiciels professionnels, CIRIL Finances, RH, Enfance, Web délib

-    Connaissance du champ de l’animation et de la réglementation DDCS

-    Connaissance des institutions partenaires

-    Capacité d’organisation et de gestion des priorités

-    Aptitude rédactionnelle

-    Savoir travailler en équipe

 

Savoir-être

• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Aisance relationnelle
• Etre dynamique et source de propositions
• Autonomie
• Disponibilité
• Ecoute

 

 

CADRE D’EMPLOI :      Titulaire Catégorie C, Adjoint Administratif, ou à défaut contractuel

TEMPS DE TRAVAIL:    Temps complet 35h – Travail sur 4,5 jours

LIEU DE TRAVAIL :       Intervention sur 2 sites : Bâtiment Mairie et Espace animation

 

REMUNERATION :      Statutaire + 13^ème mois + Indemnité de résidence

 Tickets restaurant

 

 

Pour tout renseignement, contacter Mme Céline GABOREAU,

Directrice Enfance et éducation au : 04.50.91.27.41